Arbeitsvertrag erstellen: so entsteht ein vollständiger und wirksamer Vertrag

Was ein Arbeitsvertrag regelt — und was das Gesetz ohnehin festlegt

Ein Arbeitsvertrag verpflichtet den Arbeitnehmer zu weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit und den Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung (§ 611a BGB). Ob ein Arbeitsverhältnis vorliegt, entscheidet die tatsächliche Durchführung, nicht die Überschrift: Ein als „freie Mitarbeit“ bezeichneter Vertrag ist ein Arbeitsvertrag, wenn die Person in Ihre Abläufe eingegliedert ist und Weisungen zu Zeit, Ort und Inhalt der Arbeit erhält.

Für den Abschluss selbst schreibt das Gesetz keine Form vor — ein Arbeitsvertrag kommt auch mündlich zustande. Trotzdem braucht jedes Arbeitsverhältnis ein Dokument: Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Ein vollständiger schriftlicher Arbeitsvertrag ersetzt diesen Nachweis (§ 2 Abs. 5 NachwG). Wer also einen sauberen Vertrag erstellt, erledigt die Nachweispflicht gleich mit.

Viele Inhalte stehen ohnehin nicht zur Verhandlung. Mindestlohn, Mindesturlaub, Höchstarbeitszeit, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten auch dann, wenn der Vertrag schweigt — und eine Klausel, die sie unterschreitet, ist insoweit unwirksam. Der Vertrag ergänzt diesen Rahmen um das, was nur Sie festlegen können: Tätigkeit, Vergütung oberhalb der Untergrenzen, Arbeitszeitmodell, zusätzlicher Urlaub, Probezeit, Nebenabreden und Ausschlussfristen.

Aufbau eines Arbeitsvertrags Paragraph für Paragraph

Diese Gliederung deckt die Pflichtangaben des Nachweisgesetzes ab und lässt sich für Vollzeit, Teilzeit und Minijob gleichermaßen verwenden.

In sieben Schritten zum fertigen Vertrag

• Schritt 1 — Vertragsart bestimmen: Unbefristet oder befristet, Vollzeit oder Teilzeit, geringfügig oder sozialversicherungspflichtig, Werkstudent oder Auszubildender. Die Vertragsart entscheidet über Form, Grenzwerte und zusätzliche Pflichtangaben; ein Ausbildungsvertrag folgt etwa § 11 BBiG statt dem Nachweisgesetz.
• Schritt 2 — Stammdaten erfassen: Vollständige Firma und Anschrift, vertretungsberechtigte Person, Name und Wohnanschrift des Arbeitnehmers, Eintrittsdatum. Fehler an dieser Stelle tauchen später in jedem Schreiben wieder auf.
• Schritt 3 — Tätigkeit und Ort beschreiben: Eine kurze, aber treffende Beschreibung genügt. Je enger die Tätigkeit gefasst ist, desto kleiner ist der Spielraum für spätere Versetzungen; je weiter, desto wichtiger ist ein klarer Versetzungsvorbehalt.
• Schritt 4 — Vergütung und Arbeitszeit zusammen festlegen: Monatsgehalt und Wochenstunden bestimmen gemeinsam den effektiven Stundenlohn. Rechnen Sie ihn aus und vergleichen Sie ihn mit dem Mindestlohn des Jahres, in dem der Vertrag läuft — nicht nur des Eintrittsjahres.
• Schritt 5 — Urlaub, Probezeit und Kündigungsfristen eintragen: Urlaub in Arbeitstagen angeben, Probezeit auf höchstens sechs Monate begrenzen, Kündigungsfristen so wählen, dass der Arbeitnehmer nie an eine längere Frist gebunden ist als der Arbeitgeber.
• Schritt 6 — Zusatzvereinbarungen bewusst entscheiden: Ausschlussfristen, Verschwiegenheit, Nebentätigkeit, Rückzahlung von Fortbildungskosten, nachvertragliches Wettbewerbsverbot. Jede dieser Klauseln hat eigene Wirksamkeitsvoraussetzungen; was Sie nicht brauchen, lassen Sie weg.
• Schritt 7 — Form wählen und übergeben: Unbefristete Verträge in Textform mit Aufforderung zum Empfangsnachweis oder klassisch auf Papier; Befristungen und Wettbewerbsverbote auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift beider Seiten vor Arbeitsbeginn. Eine Ausfertigung bleibt in der Personalakte.

Gesetzliche Untergrenzen 2026 auf einen Blick

Diese Werte gelten unabhängig vom Vertragstext; eine Vereinbarung darunter ist insoweit unwirksam.

Rechenbeispiel: Monatsgehalt gegen den Mindestlohn prüfen

Ein Beispiel: Vereinbart sind 2.300 € brutto im Monat bei 40 Wochenstunden. Ein Monat hat im Durchschnitt 52 ÷ 12 = 4,333 Wochen, also 40 × 4,333 = 173,33 Arbeitsstunden. Der effektive Stundenlohn beträgt 2.300 € ÷ 173,33 = 13,27 €. Das liegt 2026 unter dem Mindestlohn von 13,90 €.

Damit der Vertrag 2026 hält, braucht es mindestens 173,33 × 13,90 € = 2.409,33 € im Monat. Ab dem 1. Januar 2027 sind es bei unveränderter Arbeitszeit 173,33 × 14,60 € = 2.530,67 €. Wer heute einen Vertrag mit Beginn im Herbst 2026 erstellt, sollte deshalb gleich festlegen, wie die Vergütung zum Jahreswechsel angepasst wird — sonst unterschreitet ein zulässiger Vertrag nach wenigen Monaten die Untergrenze.

Für den Mindestlohn zählen grundsätzlich nur Bestandteile, die Gegenleistung für die normale Arbeitsleistung sind und im jeweiligen Monat gezahlt werden. Ein jährlich ausgezahltes Weihnachtsgeld hebt den Stundenlohn in den übrigen elf Monaten nicht an. Führen Sie Grundgehalt und Sonderzahlungen deshalb getrennt auf, wie es § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 7 NachwG ohnehin verlangt.

Klauseln, die in der Praxis häufig unwirksam sind

Arbeitsverträge sind fast immer vorformulierte Bedingungen; jede Klausel muss deshalb klar, verständlich und ausgewogen sein (§§ 305 ff. BGB).

Form und Übergabe: Textform, Schriftform, Empfangsnachweis

Seit dem 1. Januar 2025 darf der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform abfassen und elektronisch übermitteln, etwa als PDF per E-Mail. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer das Dokument öffnen, speichern und ausdrucken kann und mit der Übermittlung aufgefordert wird, den Empfang zu bestätigen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG). Verlangt der Arbeitnehmer trotzdem eine Niederschrift auf Papier, ist sie unverzüglich nachzureichen.

Diese Erleichterung gilt nicht in den Branchen des § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes — unter anderem Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort bleibt es bei der unterzeichneten Niederschrift auf Papier.

Unabhängig von der Branche verlangen zwei Vertragsinhalte immer die Schriftform: die Befristung (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und das nachvertragliche Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB). Schriftform heißt eigenhändige Unterschrift beider Seiten auf derselben Urkunde oder eine qualifizierte elektronische Signatur beider Seiten (§§ 126, 126a BGB). Eine eingescannte oder per Maus gezeichnete Unterschrift genügt dafür nicht.

Fristen für die Aushändigung

In der Praxis ist es einfacher, alle Angaben in einem einzigen Vertrag vor dem ersten Arbeitstag zu übergeben. Wer die Fristen versäumt oder Angaben unvollständig aushändigt, handelt ordnungswidrig; das Bußgeld beträgt bis zu 2.000 € (§ 4 NachwG).

So geht es mit mitarbeitervertraege.io

• Neun Vertragstypen: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudent, Pflichtpraktikum, freiwilliges Praktikum, Ausbildung, freier Dienstvertrag, Geschäftsführer
• Effektiver Stundenlohn wird während der Eingabe berechnet und mit dem Mindestlohn des Eintrittsjahres verglichen
• Vertragstext aus einem regelbasierten Grundtext, den die KI sprachlich verfeinert, ohne Zahlen, Fristen oder Klauseln hinzuzufügen; jeder Paragraph lässt sich auf Klick in Alltagssprache erklären
• PDF mit Unterschriftenblock und digitaler Unterschriftsablauf; bei Befristung und Wettbewerbsverbot ist die Online-Unterschrift gesperrt und der Weg über Papier vorgegeben
• 49 € pro Monat je Arbeitsbereich mit allen Gesellschaften, monatlich kündbar, 7 Tage kostenlos testen; das Modul ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall

mitarbeitervertraege.io führt in zwölf Schritten durch alle Angaben eines Arbeitsvertrags — vom Vertragstyp über Vergütung, Arbeitszeit und Urlaub bis zu Kündigung, Zusatzvereinbarungen und Unterschrift. Vor der Erstellung prüft das Modul Ihre Angaben gegen Nachweisgesetz, Mindestlohngesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Arbeitszeit- und Bundesurlaubsgesetz; harte Verstöße wie ein Gehalt unter dem Mindestlohn oder eine unzulässige sachgrundlose Befristung blockieren die Erstellung, Warnungen müssen Sie bewusst bestätigen.

Häufige Fragen

Darf ich als Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag selbst erstellen?

Ja. Es gibt keine Pflicht, einen Arbeitsvertrag von einem Anwalt aufsetzen zu lassen. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben nach § 2 NachwG enthalten sind und keine Klausel gegen zwingendes Recht oder die AGB-Kontrolle verstößt. Bei Tarifbindung, Betriebsrat oder ungewöhnlichen Vergütungsmodellen lohnt sich eine zusätzliche anwaltliche Prüfung.

Ist ein mündlicher Arbeitsvertrag gültig?

Ja, der Arbeitsvertrag selbst ist formfrei und kommt auch mündlich zustande. Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Bedingungen aber trotzdem schriftlich oder in Textform nachweisen und fristgerecht aushändigen. Eine mündlich vereinbarte Befristung ist dagegen unwirksam; das Arbeitsverhältnis gilt dann als unbefristet (§ 16 TzBfG).

Welche Angaben müssen am ersten Arbeitstag vorliegen?

Name und Anschrift der Vertragsparteien, die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts mit Fälligkeit und Auszahlungsart sowie die vereinbarte Arbeitszeit mit Pausen, Ruhezeiten und gegebenenfalls Schichtsystem. Die übrigen Angaben dürfen nach sieben Tagen beziehungsweise einem Monat folgen, wie § 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG es festlegt.

Wie viele Urlaubstage muss ein Arbeitsvertrag mindestens vorsehen?

Das Bundesurlaubsgesetz garantiert 24 Werktage im Jahr, gerechnet auf eine Sechs-Tage-Woche. Bei fünf Arbeitstagen pro Woche sind das 20 Arbeitstage, bei vier Arbeitstagen 16. Mehr Urlaub ist jederzeit möglich; für den vertraglichen Mehrurlaub dürfen Sie abweichende Regeln etwa zum Verfall vereinbaren.

Kann ich eine alte Arbeitsvertragsvorlage weiterverwenden?

Nur nach Prüfung. Ältere Vorlagen enthalten häufig veraltete Beträge, keine Frist zur Kündigungsschutzklage, keine Angaben zu Ruhezeiten oder Fortbildung und Ausschlussfristen ohne Mindestlohn-Ausnahme. Prüfen Sie jede Zahl gegen den Stand 2026 und gleichen Sie die Gliederung mit den 15 Pflichtangaben des Nachweisgesetzes ab.

Muss der Arbeitnehmer den Vertrag unterschreiben?

Für einen unbefristeten Vertrag ist seine Unterschrift keine Wirksamkeitsvoraussetzung, aus Beweisgründen aber dringend zu empfehlen. Bei Übermittlung in Textform genügt der angeforderte Empfangsnachweis für die Nachweispflicht. Bei einer Befristung oder einem Wettbewerbsverbot müssen beide Seiten eigenhändig oder mit qualifizierter elektronischer Signatur unterschreiben, und zwar vor Arbeitsbeginn.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 2 NachwG — Pflichtangaben, Textform seit 01.01.2025, Fristen für die Aushändigung
• § 611a BGB — Begriff des Arbeitsvertrags
• Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung — 13,90 € ab 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027
• § 622 BGB — Kündigungsfristen und Probezeit
• § 14 TzBfG — Befristung und Schriftform
• § 3 BUrlG — Mindesturlaub von 24 Werktagen

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