Vergleich 2026

Belegerkennung mit KI: zehn Anbieter im Vergleich 2026

Belegerkennung mit KI bieten unter anderem BuchhaltungsButler, Candis, Kanzlei Software, Finmatics, Lexware Office, Papierkram, Pennylane, Scopevisio, sevDesk und Jahresabschluss.io an: Die Software liest Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz aus PDF, Foto oder Scan und schlägt die Buchung vor. Wie weit sie dabei geht – vom Auslesen bis zur Entscheidung zwischen Aufwand, Anlagegut und Rechnungsabgrenzung –, unterscheidet sich. Verglichen werden die öffentlichen Angaben vom 24. Oktober 2026, dazu die Anforderungen der GoBD an die Erfassung.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: 2026-10-24

Worauf es bei Belegerkennung mit KI ankommt

Eingangswege: Upload, Foto, E-Mail-Postfach je Gesellschaft, Ordner-Anbindung und die Trennung von Stapel-Scans.
E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte Datensätze (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Im inländischen B2B-Verkehr braucht ihre Übermittlung keine Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 i. V. m. Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); Übergangsfristen gelten nur für das Ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Software sollte den Datensatz lesen und prüfen.
Positionen je Zeile: Gemischte Steuersätze oder ein Notebook neben Verbrauchsmaterial brauchen mehrere Buchungszeilen; die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt je Wirtschaftsgut (§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG).
Konto oder Buchungsmethode: Vor dem Konto ist zu klären, ob Aufwand, Anlagegut, Rechnungsabgrenzung (§ 250 HGB) oder Anzahlung vorliegt.
Prüfung, Kontingent und Ziel: feste Prüffälle und Freigabe, KI-Belege im Tarif, Buchung im selben System oder Übergabe an Kanzlei Software oder ein ERP.

Was die GoBD für die Erfassung verlangen

Maßgeblich sind die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025). Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen, notfalls mit einem Eigenbeleg (Rz. 61). Zum Beleg gehören eindeutige Belegnummer, Aussteller und Empfänger, Betrag, Belegdatum und bei Fremdwährung der Kurs (Rz. 77), für die Umsatzsteuer die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG (Rz. 78).

Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, ist unbedenklich (Rz. 47); Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Gescannte oder fotografierte Papierbelege müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen, auch Smartphones sind zulässig (Rz. 130, § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Elektronisch empfangene Belege werden im Empfangsformat aufbewahrt, per Texterkennung gewonnene Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls (Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025).

Bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil; das PDF einer hybriden Rechnung braucht es nur, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Angaben wie Buchungsvermerke enthält (Rz. 119 und 131). Buchungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Rz. 58, § 146 Abs. 4 AO). Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Vergleichstabelle: zehn Anbieter nach ihren eigenen Angaben

„Nicht beschrieben“ heißt bei der Belegerkennung: auf den öffentlichen Seiten des Anbieters nicht genannt – nicht, dass die Funktion fehlt.

Nach öffentlichen Angaben der Anbieter, Stand 24.10.2026
Anbieter	Was die KI am Beleg tut	Kontierungsvorschlag	E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)	Gebucht wird	Einstieg laut Anbieter
BuchhaltungsButler	liest Rechnungsdaten aus	ja, lernt aus eigenen Kontierungen	senden und empfangen	im selben System	Light 39,90 € mtl.
Candis	liest und prüft Rechnungen; IBAN-Prüfung tarifabhängig	Sachkonto, Kostenstelle, Freigabe	liest ZUGFeRD und XRechnung (laut Hilfe)	im angebundenen System, z. B. Kanzlei Software	Basis ab 389 € pro Monat
Kanzlei Software (Automatisierungsservice Rechnungen)	Buchungsvorschläge aus digitalen Rechnungen	ja, aus der Buchungshistorie	in Unternehmen online: Übernahme von ZUGFeRD und XRechnung (laut Kanzlei Software)	bei der Kanzlei	Unternehmen online 11,56 € monatlich zzgl. USt; Service extra
Finmatics	erkennt und trennt Belege; Splitbuchungen	ja, aus der Buchungshistorie	empfängt und verarbeitet ZUGFeRD, XRechnung u. a. (laut Anbieter)	im angebundenen Buchhaltungssystem	Basis 750 € pro Monat zzgl. MwSt. jährlich vorab, Onboarding 1.990 € netto
Jahresabschluss.io	liest PDF, Foto, Scan; teilt Stapel nach Bestätigung; je Position	Buchungsmethode (24), dann Konto; Autopilot ab 0,85	aus dem Datensatz, KoSIT-Prüfung	im selben System bis Abschluss	Solo ab 95 € je Gesellschaft, EÜR-Abo 99 € je Arbeitsbereich, je Monat; 100 KI-Belege inklusive
Lexware Office	liest Rechnungsdaten aus	Kategorie nach SKR03/04	Erfassen nach EN 16931	im selben System; Abschluss bei der Kanzlei	S 7,90 € pro Monat zzgl. MwSt.
Papierkram	„MagicSuggest+“ liest Beträge und Texte (Paket S: 15 Belege/Monat)	im Hilfe-Beispiel manuell	empfangen und verbuchen in allen Paketen	im selben System (EÜR)	Paket S 12,90 € pro Monat netto im Jahrespreis
Pennylane	Betrag, Datum, Lieferant, Steuersatz; lernt aus Korrekturen	ja, mit Kontozuordnung	erstellen, versenden, empfangen und archivieren	vorbereitend, mit der Kanzlei	deutscher Preis nicht beschrieben
Scopevisio	liest XRechnung, ZUGFeRD und PDF	ja, aus der Buchungshistorie	ja	im selben System (Cloud-ERP)	auf Anfrage
sevDesk	KI-gestützte Belegerfassung per App oder Upload	Kategorie, Zuordnung zu Transaktionen	empfangen per Upload (ZUGFeRD, XRechnung) mit Ansicht der strukturierten Daten (laut Hilfe)	im selben System; keine Bilanz	Buchhaltung 25,90 € monatlich zzgl. MwSt.

Die Anbieter einzeln

In der Reihenfolge der Tabelle, nach der eigenen Darstellung des Anbieters.

BuchhaltungsButler

Die KI-gestützte Belegerkennung erfasst die wichtigen Parameter einer Rechnung, die Kontierung berücksichtigt frühere Entscheidungen. Gegen Aufpreis prüft ein Backoffice die Erkennung manuell.

Candis

Kreditorenbuchhaltung für Finanzteams: KI-Vorkontierung, Rechnungsprüfung und Freigabe vor der Übergabe an das Buchhaltungssystem; der Kanzlei Software-Buchungsdatenservice setzt laut Hilfe mindestens den Tarif Plus voraus.

Kanzlei Software (Automatisierungsservice Rechnungen)

Lernende Buchungsvorschläge aus digitalen Rechnungen und Buchungshistorie, verarbeitet im Rechnungswesen der Kanzlei; die Nutzung setzt die Zusammenarbeit mit einem Kanzlei Software-Mitglied voraus.

Finmatics

Für Steuerkanzleien und Buchhaltungsabteilungen. Der „KI-Buchhalter Fin“ erkennt und trennt Belege und schlägt Buchungen vor; Finmatics ersetzt Kanzlei Software laut eigener Darstellung nicht.

Jahresabschluss.io

Liest Belege aus Upload, Foto, Postfach und Google-Drive-Ordner, E-Rechnungen ohne KI aus dem Datensatz. Die KI bestimmt je Position zuerst die Buchungsmethode mit Rechtsgrundlage, dann das Konto.

Lexware Office

Die KI der Belegerfassung liest Rechnungsdaten aus und schlägt Kategorien nach SKR03 oder SKR04 vor; E-Rechnungen nach EN 16931 lassen sich erfassen. Den Abschluss macht die Kanzlei.

Papierkram

Für Gründer und Freiberufler: „MagicSuggest+“ übernimmt Beträge und Texte aus Fotos und Scans; im dokumentierten Beispiel wählen Sie die Kategorie selbst. E-Rechnungen im XML-Format lassen sich laut Preisseite in allen Paketen empfangen und verbuchen.

Pennylane

Die KI erkennt Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz und schlägt eine Buchung mit Konto vor; die Texterkennung lernt aus bestätigten Daten. E-Rechnungen lassen sich empfangen und archivieren.

Scopevisio

Cloud-ERP für bilanzierende Mittelständler: Die Belegerkennung liest XRechnung, ZUGFeRD und PDF und schlägt Kontierungen aus der eigenen Historie vor.

sevDesk

Belege werden per App oder Upload KI-gestützt erfasst, Kategorien empfohlen und Transaktionen zugeordnet. Eine Bilanz gibt es laut Hilfe nicht.

Was KI hier wirklich leistet – und was gerechnet oder verantwortet wird

Belegerkennung hat zwei Teile: Lesen – Texterkennung bei Scans, bei PDFs mit Textschicht der Text selbst – und Einordnen in Konto, Steuerschlüssel und Art der Buchung. Bei E-Rechnungen entfällt das Lesen; ob sie die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG erfüllen, ist eine Regelprüfung.

Gerechnet wird danach: ob die Positionen den Rechnungsbetrag ergeben, Steuer und Bemessungsgrundlage zum Satz passen, ein Gegenstand über der GWG-Grenze liegt und der Leistungszeitraum über den Stichtag reicht. Verantwortet bleibt die Kontrolle: Vorsteuer gibt es nur mit ordnungsgemäßer Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Erkennungsquoten nennt dieser Vergleich bewusst nicht; sie hängen von Belegart, Bildqualität und Lieferant ab.

Welche Lösung passt zu wem

Selbstständige mit wenigen Belegen

Papierkram, sevDesk und Lexware Office lesen Belege im Tarif; bei Papierkram ist MagicSuggest+ im Paket S auf 15 Belege je Monat begrenzt.

Kleine GmbH, Abschluss bei der Kanzlei

Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler buchen vor; nutzt die Kanzlei Kanzlei Software, liefert der Automatisierungsservice Rechnungen Vorschläge direkt in ihr Rechnungswesen.

Finanzteam oder Kanzlei mit vielen Belegen

Candis für Rechnungsprüfung und Freigabe, Scopevisio als Cloud-ERP, Finmatics mit 3.000 Buchungszeilen je Monat im Basispaket.

Vom Beleg bis zum Abschluss

Jahresabschluss.io bucht im selben System, aus dem Bilanz, GuV, Anhang, E-Bilanz und Steuererklärungen entstehen – allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

So funktioniert es bei Jahresabschluss.io

100 KI-erkannte Belege je Gesellschaft und Monat inklusive, weitere gegen Aufpreis; E-Rechnungen zählen nicht dazu.
Testphase 7 Tage mit Karte.
Keine Lohnabrechnung; Lohnjournale aus Ihrer Lohnsoftware lassen sich einlesen.

Belege kommen per Upload, Foto, Weiterleitung an das E-Mail-Postfach der Gesellschaft oder aus einem Google-Drive-Ordner; Dubletten werden gemeldet, das Original bleibt am Vorgang. PDFs mit Textschicht werden über den Text gelesen, Texterkennung nur bei Scans. Einen gescannten Stapel teilt die Software auf Knopfdruck: Die KI schlägt die Seitengrenzen vor, geteilt wird nach Ihrer Bestätigung.

E-Rechnungen werden ohne KI aus dem Datensatz gelesen und über den KoSIT-Validator geprüft, die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG zusätzlich. Dann bestimmt die Software je Rechnungsposition die Buchungsmethode – aus 24 Methoden nach HGB und EStG, etwa Anlagezugang, geringwertiges Wirtschaftsgut, Rechnungsabgrenzung, Anzahlung, Kaution oder Einfuhrumsatzsteuer – mit Rechtsgrundlage; das Konto muss zur Methode passen. Ein hinterlegtes Konto aus Regel oder Stammdaten wird nie umgelegt; passt es nicht, prüft ein Mensch die Zeile. Der Autopilot bucht ab einer Sicherheit von 0,85; Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer gehen immer zur Prüfung.

Methodik und Stand des Vergleichs

Stand dieses Vergleichs zur Belegerkennung: 24. Oktober 2026. Quellen für Drittanbieter sind ausschließlich deren öffentliche Produkt-, Preis- und Hilfeseiten an diesem Tag (unten verlinkt). Was dort nicht genannt ist, steht als „nicht beschrieben“ – nicht als „nicht vorhanden“. Die Produkte wurden nicht getestet; wiedergegeben sind die Angaben der Anbieter, Preise wie ausgewiesen. Herausgeber ist Jahresabschluss.io (MLR Ventures GmbH), selbst Anbieter im Vergleich. Genannte Marken gehören ihren Inhabern; es besteht keine geschäftliche Verbindung. Maßgeblich sind die aktuellen Angaben der Anbieter; Preise ändern sich.

Häufige Fragen

Welche Software für Belegerkennung mit KI ist die beste?

Das hängt davon ab, wo gebucht wird und wie viele Belege anfallen. Im selben System buchen BuchhaltungsButler, Lexware Office, Papierkram, Scopevisio, sevDesk und Jahresabschluss.io; an Kanzlei Software oder ein ERP übergeben Candis, Finmatics und der Kanzlei Software-Automatisierungsservice. Prüfen Sie Eingangswege, E-Rechnung, Positionen je Zeile und das Kontingent des Tarifs.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Grundsätzlich ja, soweit sie nicht nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Das Bild muss bildlich mit dem Original übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO, GoBD Rz. 130), und das Verfahren ist zu dokumentieren (GoBD Rz. 136).

Braucht eine E-Rechnung noch Belegerkennung mit KI?

Zum Lesen nicht: XRechnung und ZUGFeRD enthalten die Werte als strukturierten Datensatz (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Die KI hilft beim Einordnen – Konto, Buchungsmethode, Steuerschlüssel –, die Prüfung gegen die Norm ist Regelarbeit, etwa mit dem KoSIT-Validator.

Muss ich das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung aufbewahren?

Nur wenn es zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Sonst genügt der strukturierte Teil (GoBD Rz. 119 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025).

Wie zuverlässig ist Belegerkennung mit KI?

Prozentzahlen nennt dieser Vergleich nicht, weil die Qualität von Belegart, Bild und Lieferant abhängt. Achten Sie darauf, dass die Software Summen und Steuer gegen die Positionen prüft, Unsicheres kennzeichnet und Korrekturen übernimmt. Die Kontrolle bleibt bei Ihnen oder Ihrer Kanzlei.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.