Belege buchen mit ChatGPT: vom Belegeingang ins Journal

Wie Belege in den Belegeingang kommen

• Hochladen in der App oder über den Posteingang — der übliche Weg. ChatGPT sieht diese Belege mit list_receipts, gleich auf welchem Weg sie eingegangen sind.
• Über das Werkzeug upload_receipt, wenn ein Programm die Datei selbst vorliegen hat: Es erwartet sie base64-kodiert, über den gehosteten Server bis rund 7 MB. Ein PDF oder Foto, das Sie in ChatGPT anhängen, erreicht dagegen nur das Modell, nie unseren Server als Datei — und aus dem Gelesenen bucht ChatGPT nicht. Stattdessen gibt es Ihnen mit create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link unter https://jahresabschluss.io/beleg-hochladen/… (30 Minuten gültig, bis zu 20 Dateien, ohne Anmeldung) oder nennt mit get_receipt_inbox_address die Beleg-Adresse Ihrer Gesellschaft. Beides setzt das Recht „Buchen“ voraus. Sobald Sie hochgeladen haben, geht es mit list_receipts, get_receipt_proposal und nach Ihrem Ja mit confirm_receipt weiter.
• E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD-XML liest die Software ohne KI aus; Bilder und PDFs laufen durch die Belegerkennung und zählen zum Kontingent der KI-erkannten Belege.
• Ist ein Beleg eindeutig, bucht ihn der Autopilot der Software schon selbst. ChatGPT arbeitet dann den Rest ab: Belege im Stand needs_review, also zur Prüfung.

Der Ablauf im Chat

Ein typischer Auftrag und was dabei passiert:

Sie:      Buche die neuen Eingangsbelege seit Montag und zeig
          mir jeden Vorschlag vor dem Buchen.

ChatGPT:  list_receipts (from: 2026-10-26, direction: incoming)
          get_receipt_proposal je Beleg
          → „Beleg 1: Tankstelle, 89,25 €, Konto 6530,
             Steuerschlüssel V19, Sicherheit hoch. Buchen?“

Sie:      Ja.
ChatGPT:  confirm_receipt (mit state_version aus dem Vorschlag)
          → vorher fragt ChatGPT Sie um Bestätigung (schreibendes Werkzeug)

Im Vorschlag stehen Konten, Steuerschlüssel, Betrag, Datum, Gegenpartei und eine Sicherheitsstufe (hoch, mittel, niedrig). Meldet der Vorschlag, dass vor dem Buchen etwas zu prüfen ist, nennt ChatGPT den Grund — denselben Hinweis zeigt die App beim Beleg. Lesen läuft ohne Rückfrage; vor confirm_receipt fragt ChatGPT nach, weil das Werkzeug schreibt.

Beispiel 1: Tankbeleg

Beispiel: Diesel für den Firmenwagen, 89,25 € brutto, 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen. Gebucht wird auf „Laufende Kfz-Betriebskosten“ — Konto 4530 im SKR03, 6530 im SKR04 — mit dem Steuerschlüssel V19. Die Software teilt den Betrag in 75,00 € netto und 14,25 € Vorsteuer.

Was nur Sie wissen: Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen? Ist es privat, gehört der Beleg nicht auf dieses Konto; dann ist nur der nachgewiesene betriebliche Anteil zu erfassen. ChatGPT kann Ihnen diese Frage vor dem Buchen stellen — beantworten müssen Sie sie.

Beispiel 2: Briefporto

Beispiel: Briefmarken für 17,00 €. Konto „Porto“ — 4910 im SKR03, 6800 im SKR04 — ohne Vorsteuer, Steuerschlüssel V0. Briefsendungen, die als Universaldienstleistung erbracht werden, sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 11b UStG); der Beleg weist deshalb keine Steuer aus.

Die Falle liegt beim Paket: Paket-, Express- und Kurierprodukte sind in der Regel steuerpflichtig. Für Briefmarken schlägt die Software V0 vor; weist ein Paketbeleg 19 % aus, folgt die Buchung dem Beleg. Wer Porto pauschal mit Vorsteuer bucht, verfälscht die Voranmeldung in beide Richtungen.

Beispiel 3: Software-Abo aus dem EU-Ausland

Beispiel: Ein Anbieter mit Sitz in Irland berechnet 50,00 € im Monat für ein Software-Abo, ohne Umsatzsteuer und mit dem Vermerk „reverse charge“. Für die sonstige Leistung eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers schulden Sie als Leistungsempfänger die Steuer (§ 13b Abs. 1 und Abs. 5 UStG).

Gebucht wird auf „Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)“ — 4964 im SKR03, 6837 im SKR04 — mit dem Steuerschlüssel RC19. In der Voranmeldung erscheinen 50 € in Kennzahl 46 und 9,50 € Steuer in Kennzahl 47; dieselben 9,50 € dürfen Sie als Vorsteuer in Kennzahl 67 abziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG), wenn Sie zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Zwei Fehler liegen nahe: aus den 50 € Vorsteuer herausrechnen, als wäre es ein Bruttobetrag, oder die Steuer ganz weglassen. Beides verändert Ihre Voranmeldung; mit RC19 erscheinen Steuer und Vorsteuer in derselben Meldung.

Wenn der Vorschlag nicht stimmt

• Korrigieren: confirm_receipt mit einer Korrektur. ChatGPT übernimmt die Vorlage aus dem Vorschlag vollständig, ändert nur das Falsche und gibt einen Grund an, der in der Prüfspur stehen bleibt.
• Nicht buchen: dismiss_receipt, etwa für eine Dublette oder eine Privatausgabe. Der Beleg bleibt archiviert und lässt sich in der App wiederherstellen.
• Verwerfen: discard_receipt, wenn ein Beleg irrtümlich eingeliefert wurde oder zu einer anderen Gesellschaft gehört. Die Datei bleibt aufbewahrt; gebuchte Belege werden nie verworfen.
• Dubletten: Hinweise auf eine mögliche Dublette lassen sich über die Schnittstelle nicht übersteuern. ChatGPT zeigt sie Ihnen; entscheiden Sie in der App.
• Späte Rechnungen: Ist eine Rechnung nach der Frist ihres Voranmeldungszeitraums eingegangen, fragt die Software nach. ChatGPT nennt Ihnen den Grund und bucht erst nach Ihrer Bestätigung.

Grenzen und was bei Ihnen bleibt

• Die Originaldatei geht nicht durch das Modell: get_receipt_file nennt nur Name, Typ und Ablageort. Den Beleg selbst sehen Sie in der App.
• Beim Bilanzierer bucht eine Bankzahlung ohne Beleg grundsätzlich keinen Aufwand. Fehlt der Beleg, fehlt auch die Buchung in der Gewinn- und Verlustrechnung — ChatGPT kann Sie darauf hinweisen, aber keinen Beleg ersetzen.
• Welche Zahlung privat war, welcher Wagen betrieblich ist und ob eine Bewirtung geschäftlich veranlasst war, entscheiden Sie. ChatGPT fragt, Sie antworten, die Software bucht.
• Ohne den Haken „Buchen“ auf der Freigabeseite kann ChatGPT Belege nur lesen und Vorschläge erklären — einen Hochlade-Link oder die Beleg-Adresse gibt es dann nicht.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT Belege selbst auslesen?

Das Auslesen übernimmt die Belegerkennung der Software, sobald ein Beleg im Belegeingang liegt. ChatGPT liest das Ergebnis mit get_receipt_proposal und erklärt es Ihnen. So beruht die Buchung auf denselben Feldern, die Sie auch in der App sehen. Ein Foto oder PDF, das Sie im Chat anhängen, sieht zwar das Modell, gebucht wird daraus aber nicht: ChatGPT gibt Ihnen einen Hochlade-Link, damit das Original in den Belegeingang kommt.

Bucht ChatGPT ohne meine Zustimmung?

Laut OpenAI fragt ChatGPT vor Schreibaktionen eigener MCP-Server standardmäßig nach. Sie können die Zustimmung je Werkzeug für ein Gespräch speichern; ein neues Gespräch fragt wieder. Ohne Buchungsrecht kann ChatGPT gar nicht buchen.

Woher kennt ChatGPT meinen Kontenrahmen?

Aus der Buchhaltung: get_entity nennt SKR03 oder SKR04, list_accounts liefert die Konten samt eigener Konten. Der Buchungsvorschlag eines Belegs ist bereits auf Ihren Kontenrahmen zugeschnitten.

Was passiert, wenn derselbe Beleg zweimal eingeht?

Dieselbe Datei erneut eingeliefert ergibt denselben Beleg. Erkennt die Software eine mögliche Dublette mit anderer Datei, zeigt sie einen Hinweis, den ChatGPT nicht übergehen kann; ist es eine Dublette, legt ChatGPT den Beleg mit dismiss_receipt ab.

Zählen Belege, die ChatGPT bucht, auf mein Belegkontingent?

Gezählt wird beim Auslesen durch die KI der Software, nicht beim Buchen. Bilder und PDFs zählen zum Kontingent der KI-erkannten Belege, E-Rechnungen im XML-Format nicht.

Kann ChatGPT eine falsche Belegbuchung rückgängig machen?

Ja, per Storno: storno_journal_entry mit Begründung, danach wird neu gebucht. Gelöscht wird eine gebuchte Buchung nie.