Buchhaltung als Einzelunternehmen selber machen: EÜR, Bilanzgrenzen und Belege

EÜR oder Bilanz: Welche Gewinnermittlung für Sie gilt

Die Einnahmenüberschussrechnung steht allen offen, die nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind und auch freiwillig keine Bücher führen (§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG).

Für Freiberufler ist die Antwort einfach: Sie sind keine Kaufleute, und die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO knüpft nur an gewerbliche sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe an. Wer etwa als Ingenieurin, Architekt, Journalistin oder Übersetzer freiberuflich tätig ist (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG), darf deshalb unabhängig von Umsatz und Gewinn bei der EÜR bleiben. Gewerbetreibende müssen dagegen zwei Grenzen beobachten: die steuerliche des § 141 AO und die handelsrechtliche des § 241a HGB. Beide liegen derzeit bei 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn bzw. Jahresüberschuss (Stand: Oktober 2026), funktionieren aber unterschiedlich.

Die steuerliche Pflicht entsteht nicht automatisch: Das Finanzamt stellt fest, dass eine Grenze überschritten ist, und teilt Ihnen das mit; bilanzieren müssen Sie ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Handelsrechtlich ist Kaufmann, wer ein Handelsgewerbe betreibt, also einen Gewerbebetrieb, der einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB). Einzelkaufleute sind von der Buchführung befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen weder mehr als 800.000 € Umsatzerlöse noch mehr als 80.000 € Jahresüberschuss haben; bei Neugründung reicht der erste Stichtag (§ 241a HGB). Wer handelsrechtlich Bücher führen muss, muss das nach § 140 AO auch steuerlich tun.

Zufluss- und Abflussprinzip: Wann Einnahmen und Ausgaben zählen

In der EÜR entscheidet grundsätzlich der Tag der Zahlung, nicht das Rechnungsdatum.

• Vereinnahmte Umsatzsteuer ist in der EÜR eine Betriebseinnahme, die an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer eine Betriebsausgabe; gezahlte Vorsteuer ist ebenfalls Betriebsausgabe, Erstattungen sind Einnahmen.
• Ein Bürostuhl für 650 € netto ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut und sofort abziehbar. Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € netto können wahlweise in einen Sammelposten eingestellt werden, der über fünf Jahre aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG).
• Wirtschaftsgüter über 250 € netto gehören mit Anschaffungstag und Kosten in ein laufend geführtes Verzeichnis, wenn sich die Angaben nicht aus der Buchführung ergeben (§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG).
• Nicht abnutzbare Anlagegüter wie Grund und Boden oder Beteiligungen wirken sich erst bei Verkauf oder Entnahme aus und gehören ebenfalls in ein laufend geführtes Verzeichnis (§ 4 Abs. 3 Satz 4 und 5 EStG).

Nach § 11 EStG sind Einnahmen in dem Kalenderjahr bezogen, in dem sie Ihnen zugeflossen sind, und Ausgaben in dem Jahr abzusetzen, in dem Sie sie geleistet haben. Eine Rechnung vom 15. Dezember 2025, die der Kunde am 8. Januar 2026 bezahlt, ist also eine Einnahme des Jahres 2026. Das macht die EÜR übersichtlich, verlangt aber Sorgfalt bei den Bankbelegen: Maßgeblich ist der Zahlungstag laut Kontoauszug, nicht das Datum auf der Rechnung.

Vom Zahlungsprinzip gibt es wichtige Ausnahmen. Anschaffungskosten für abnutzbares Anlagevermögen werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben; nur geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto dürfen sofort abgezogen werden (§ 4 Abs. 3 Satz 3, § 6 Abs. 2 EStG). Durchlaufende Posten, die Sie im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmen und verausgaben, bleiben ganz außen vor (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG). Und regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel folgen der 10-Tage-Regel, die der nächste Abschnitt erklärt.

Die 10-Tage-Regel für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen

Miete, Versicherungsbeiträge oder Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, gehören zu dem Jahr, dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind.

§ 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG sprechen nur von „kurzer Zeit“ vor Beginn oder nach Ende des Kalenderjahres. Die amtlichen Einkommensteuer-Hinweise (H 11 EStH) konkretisieren das: Kurze Zeit ist in der Regel ein Zeitraum bis zu zehn Tagen, und innerhalb dieses Zeitraums müssen die Zahlungen fällig und geleistet worden sein. Praktisch geht es um die Spanne vom 22. Dezember bis zum 10. Januar. Umsatzsteuer-Vorauszahlungen zählen ausdrücklich zu den regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben. Dass auch die Fälligkeit in diesem Zeitraum liegen muss, hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 16. Februar 2022 (X R 2/21) entschieden.

Für die Praxis heißt das: Wer die Dezember-Voranmeldung ohne Dauerfristverlängerung abgibt und spätestens am 10. Januar zahlt, ordnet die Zahlung steuerlich dem alten Jahr zu. Verschiebt sich die Fälligkeit, weil der 10. Januar auf ein Wochenende fällt, muss die Zahlung trotzdem innerhalb des Zehn-Tages-Zeitraums geleistet sein (H 11 EStH). Mit Dauerfristverlängerung liegt die Fälligkeit im Februar; die Zahlung zählt dann im neuen Jahr.

Privatentnahmen und Privateinlagen richtig erfassen

Im Einzelunternehmen gehört das Geld Ihnen – trotzdem müssen private Vorgänge sauber vom Betrieb getrennt werden.

• Private Ausgaben, die versehentlich vom Geschäftskonto bezahlt wurden, als Privatentnahme buchen – nicht als Aufwand.
• Betriebliche Ausgaben, die Sie privat bezahlt haben, als Privateinlage buchen und den Beleg trotzdem ablegen.
• Gemischt genutzte Kosten wie Telefon oder Fahrzeug nach einem nachvollziehbaren Anteil aufteilen und die Grundlage dokumentieren.
• Ein eigenes Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer nicht vorgeschrieben, spart aber viel Sortierarbeit und macht die Bankanbindung sinnvoll.

Entnahmen sind nach § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG alle Wirtschaftsgüter – Geld, Waren, Leistungen oder Nutzungen –, die Sie dem Betrieb für sich, Ihren Haushalt oder andere betriebsfremde Zwecke entnehmen. Eine Überweisung vom Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto ist keine Betriebsausgabe und mindert den Gewinn nicht; eine Einzahlung aus privaten Mitteln ist keine Betriebseinnahme. Im Kanzlei Software-Kontenrahmen 2026 stehen dafür die Konten Privatentnahmen allgemein (SKR03 1800, SKR04 2100) und Privateinlagen (SKR03 1890, SKR04 2180) bereit.

Anders liegt es bei Sachentnahmen und privater Nutzung: Nehmen Sie Waren mit nach Hause oder nutzen Sie betriebliche Gegenstände privat, erhöht das den Gewinn. Wer betriebliche Schuldzinsen zahlt, muss auch in der EÜR Entnahmen und Einlagen gesondert aufzeichnen (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG). Übersteigen die Entnahmen Gewinn und Einlagen, ist ein Teil der Schuldzinsen nicht abziehbar; die Hinzurechnung ist auf die Schuldzinsen abzüglich 2.050 € begrenzt, und Zinsen für Darlehen zur Finanzierung von Anlagevermögen bleiben unberührt.

Was in die Anlage EÜR und die Steuererklärungen gehört

Am Jahresende wird aus Ihren Aufzeichnungen die Anlage EÜR – elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz.

• Betriebseinnahmen getrennt nach steuerpflichtigen Umsätzen, vereinnahmter Umsatzsteuer und sonstigen Einnahmen.
• Betriebsausgaben nach Kostenarten, etwa Waren, Fremdleistungen, Raumkosten, Fahrzeug, Reisen, Telefon und Versicherungen.
• Abschreibungen, geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten aus dem Anlagenverzeichnis.
• Gezahlte Vorsteuer und an das Finanzamt gezahlte oder von ihm erstattete Umsatzsteuer.
• Entnahmen und Einlagen, wenn betriebliche Schuldzinsen angefallen sind.

Nach § 60 Abs. 4 EStDV ist die Einnahmenüberschussrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln; nur auf Antrag kann das Finanzamt in Härtefällen darauf verzichten. Die Anlage EÜR gehört zur Einkommensteuererklärung, die spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres abzugeben ist (§ 149 Abs. 2 AO); erstellt sie ein Steuerberater, gelten längere Fristen (§ 149 Abs. 3 AO). Gewerbetreibende geben zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung ab, wobei für Einzelunternehmer ein Freibetrag von 24.500 € gilt (§ 11 Abs. 1 GewStG). Wer nicht Kleinunternehmer ist, übermittelt außerdem die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Schritt für Schritt: Buchhaltung als Einzelunternehmer einrichten

Die Reihenfolge, mit der Sie in den ersten Wochen nach der Gründung nichts vergessen.

• 1. Gewerbe anmelden oder die freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anzeigen und die Auskünfte zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats elektronisch übermitteln (§ 138 Abs. 1, 1b und 4 AO).
• 2. Prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Frage kommt – sie verändert Rechnungen und Umsatzsteuerpflichten grundlegend.
• 3. Ein Geschäftskonto einrichten und an die Buchhaltung anbinden, damit jede Zahlung erfasst wird.
• 4. Einen Kontenrahmen wählen (SKR03 oder SKR04) und einen festen Belegweg festlegen: E-Mail-Weiterleitung, Handyfoto oder Hochladen.
• 5. Bei Bargeld: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• 6. Monatlich oder vierteljährlich: die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG), sofern Sie nicht Kleinunternehmer sind.
• 7. Zum Jahresende: Anlagenverzeichnis prüfen, wiederkehrende Zahlungen nach der 10-Tage-Regel zuordnen, die Anlage EÜR erstellen.
• 8. Buchungsbelege acht Jahre, Aufzeichnungen und Gewinnermittlungen zehn Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO).

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Häufige Fragen

Muss ich als Einzelunternehmer doppelt buchen?

In der Regel nicht. Solange Sie nicht zur Buchführung verpflichtet sind, genügt die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Doppelt buchen müssen Einzelkaufleute oberhalb der Grenzen des § 241a HGB und Gewerbetreibende, denen das Finanzamt nach § 141 AO die Buchführungspflicht mitgeteilt hat. Freiberufler dürfen unabhängig von ihrer Größe bei der EÜR bleiben.

Was ist die 10-Tage-Regel in der EÜR?

Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, werden dem Jahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 EStG). Kurze Zeit sind nach den amtlichen Hinweisen bis zu zehn Tage; Fälligkeit und Zahlung müssen beide zwischen 22. Dezember und 10. Januar liegen. Typische Fälle sind Miete und Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.

Brauche ich als Einzelunternehmer ein separates Geschäftskonto?

Vorgeschrieben ist es nicht, empfehlenswert schon. Laufen private und betriebliche Zahlungen über ein Konto, müssen Sie jede Buchung einzeln als privat oder betrieblich kennzeichnen und Entnahmen sowie Einlagen sauber erfassen. Ein eigenes Geschäftskonto reduziert diese Arbeit, macht die Bankanbindung an die Buchhaltung sinnvoll und erleichtert Rückfragen des Finanzamts.

Wie erfasse ich Privatentnahmen in der EÜR?

Geldentnahmen vom Geschäftskonto sind keine Betriebsausgaben und mindern den Gewinn nicht. Sie buchen sie auf ein Privatkonto, im Kanzlei Software-Kontenrahmen etwa Privatentnahmen allgemein (SKR03 1800, SKR04 2100). Sachentnahmen und private Nutzung betrieblicher Gegenstände erhöhen dagegen den Gewinn. Fallen betriebliche Schuldzinsen an, müssen Entnahmen und Einlagen gesondert aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 4a EStG).

Muss die Anlage EÜR elektronisch übermittelt werden?

Ja. Nach § 60 Abs. 4 EStDV ist die Einnahmenüberschussrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Nur in Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag darauf verzichten; dann ist der amtliche Vordruck zu verwenden. Die Anlage EÜR wird zusammen mit der Einkommensteuererklärung über ELSTER übermittelt.

Ab wann muss ein Einzelunternehmer bilanzieren?

Steuerlich ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt, wenn Ihr Gewerbebetrieb mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn erzielt hat (§ 141 AO). Handelsrechtlich, wenn Sie Kaufmann sind und an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mehr als 800.000 € Umsatzerlöse oder 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB). Freiberufler sind von beiden Grenzen nicht betroffen.

Wie lange muss ich als Einzelunternehmer Belege aufbewahren?

Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge acht Jahre, Aufzeichnungen und Gewinnermittlungen zehn Jahre, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). E-Rechnungen bewahren Sie im empfangenen Format auf.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 4 EStG – Gewinnbegriff, Einnahmenüberschussrechnung
• § 11 EStG – Vereinnahmung und Verausgabung
• H 11 EStH – amtliches Einkommensteuer-Handbuch des BMF — Kurze Zeit: bis zu zehn Tage, Fälligkeit und Zahlung im Zeitraum
• § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
• § 241a HGB – Befreiung von der Buchführungspflicht
• § 60 EStDV – Unterlagen zur Steuererklärung

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